Ochrana osobních údajů

Provozovatelem služby Kurikula je Webforte Technologies s.r.o., IČO 23364343, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 (dále jen „Kurikula“). Pro dotazy k ochraně osobních údajů nás kontaktujte na [email protected].

Při provozu webu, uživatelských účtů, objednávek, fakturace, komunikace a podpory vystupuje Kurikula jako správce osobních údajů. Při zpracování dokumentů ŠVP nahraných školou a rozhovorů se zaměstnanci školy (Kultura školy) vystupuje Kurikula zpravidla jako zpracovatel a škola jako správce; tento vztah upravuje samostatná zpracovatelská smlouva (DPA).

V rámci služby můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie údajů:

• Údaje o uživatelích: jméno, příjmení, e-mail, telefon, role v organizaci, údaje potřebné pro přihlášení a správu účtu.
• Údaje o škole a objednávce: název školy, IČO, fakturační a kontaktní údaje, typ licence, stav objednávky, interní poznámky k vyřízení.
• Nahrané dokumenty: ŠVP a související soubory, jejich text, struktura, návrhy změn, historie schvalování a exporty. Dokumenty mohou obsahovat jména a pracovní údaje pedagogů nebo dalších osob, pokud je škola v dokumentu ponechá.
• Komunikace a podpora: zprávy z kontaktních formulářů, e-maily, žádosti o licenci, žádosti o pilotní testování a případná komunikace v chatu podpory. Při bezplatné kontrole učebního plánu (Rentgen) nahraný dokument neukládáme, výsledek pošleme na zadaný e-mail a nám přijde stručné oznámení: e-mail, škola, stav kontroly, typ školy a počet nálezů. Při přihlášce na webinář zpracujeme jméno, e-mail a školu a pozvánku na další termín posíláme jen těm, kdo s tím souhlasili.
• Technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, typ prohlížeče, identifikátory relace, auditní záznamy, chyby aplikace, logy zpracování a základní údaje o použití služby.
• Deník školy: záznam o tom, kdo a kdy ve škole provedl klíčovou akci (například objednávku, vydání dokumentu, přístup podpory nebo hosta). Obsahuje identifikátor uživatele a u některých záznamů i názvy (například název nástroje AI) a jméno toho, kdo nástroj ověřil. Neobsahuje text dokumentů.
• Hosté: pokud škola vytvoří odkaz pro inspekci nebo radu školy, zpracujeme e-mailovou adresu, kterou škola zadala, a jednorázový kód, který na ni pošleme.
• Kultura školy (rozhovory se zaměstnanci): pokud škola rozhovory spustí, zpracujeme jméno, e-mail a roli pozvaného zaměstnance, jeho písemné odpovědi, body, které z odpovědí vzniknou (u bodu i roli a stupeň zaměstnance), a stav jeho účasti. E-maily a telefony se v odpovědích před uložením nahradí zástupkou. Jména a zdravotní údaje žáků a dětí se z odpovědí snažíme vynechat, ale nemusí se to povést vždy. Jména dospělých v odpovědích nezakrýváme; při tvorbě bodů se tvrzení se jménem snažíme vynechat, ale ani to se nemusí povést vždy. Zaměstnanec proto každý bod před odesláním vidí a může ho upravit nebo smazat.
• Volitelné přihlášení přes Google: pokud zvolíte Google přihlášení, zpracujeme identifikátor účtu a e-mail poskytnutý službou Google.

Kurikula není určena pro nahrávání zvláštních kategorií osobních údajů ani detailních údajů o žácích. Pokud je nahraný ŠVP obsahuje, škola zůstává odpovědná za zákonnost jejich vložení a Kurikula je zpracuje pouze v rozsahu nutném pro poskytnutí služby.

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• Poskytování služby a správa účtu na základě plnění smlouvy nebo jednání o smlouvě dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Zpracování ŠVP dokumentů pro školu podle pokynů školy jako správce, na základě zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR.
• Vyřízení objednávek, pilotních žádostí a komunikace na základě jednání o smlouvě nebo oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR. Totéž platí pro bezplatnou kontrolu (Rentgen) a přihlášky na webináře; pozvánky na další webináře posíláme jen se souhlasem podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
• Evidence registrací a péče o zákazníky: Webforte Technologies s.r.o. si ve vlastním interním přehledu produktů zobrazuje přehled registrovaných uživatelů (jméno, e-mail, škola, role, datum registrace a posledního přihlášení), abychom mohli vyřizovat podporu a licence. Údaje se do přehledu stahují ze služby Kurikula při zobrazení a v přehledu se neukládají. Základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Přehled vidí jen oprávnění pracovníci Webforte.
• Rozhovory Kultury školy podle pokynů školy jako správce, na základě zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR. Slouží k přípravě ŠVP. Kurikula nemá žádnou funkci, která by z rozhovorů hodnotila jednotlivé zaměstnance.
• Bezpečnost, audit, prevence zneužití a provozní stabilita na základě oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Účetní a daňové povinnosti na základě právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
• Marketingová komunikace pouze pokud k ní máme odpovídající právní základ, typicky souhlas nebo oprávněný zájem u existujících zákazníků. Z odběru lze kdykoli odstoupit.

Pro analýzu ŠVP a generování návrhů změn používáme modely Google Gemini přes Google Cloud (Vertex AI) a Gemini API. Místo zpracování neurčujeme. Dokumenty posíláme pouze v rozsahu potřebném pro analýzu, návrhy změn, export a kontrolu vazeb na RVP.

Nahrané dokumenty nepoužíváme k trénování vlastních modelů.

U služeb, které mohou zahrnovat přenos mimo EHP, používáme smluvní a technické záruky, zejména smlouvy o zpracování osobních údajů a standardní smluvní doložky.

Rozhovory Kultury školy vede model Gemini. Modelu posíláme odpověď zaměstnance (e-maily a telefony nahrazené zástupkou), jeho dřívější odpovědi v témže tématu a body profilu školy, které škola potvrdila. Odpovědi jiných zaměstnanců model k rozhovoru nedostane. K souhrnu dostane jen body, které zaměstnanec potvrdil, bez citací a bez jména a role mluvčího. Odpovědi jdou modelu vždy jako data, ne jako pokyny, a nepoužíváme je k trénování vlastních modelů.

Do návrhů úprav ŠVP v editoru se z Kultury školy dostanou jen body profilu školy, které koordinace potvrdila, s e-maily a telefony nahrazenými zástupkou. Odpovědi ani citace jednotlivých zaměstnanců tam nejdou.

Z textu ŠVP, který jde modelu, nahrazujeme zástupkou jen e-maily a telefony. Jména pedagogů a dalších osob, která jsou v dokumentu, se nenahrazují a model je dostane.

Pro provoz služby využíváme ověřené dodavatele. Údaje nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.

• Google LLC (Google Cloud, Gemini) pro analýzu dokumentů, návrhy změn a volitelné přihlášení účtem Google. AI: Google Cloud (Vertex AI) a Gemini API. Místo zpracování neurčujeme.
• Inngest pro řízení úloh na pozadí, například zpracování nahraného dokumentu.
• Upstash pro Redis mezipaměť a dočasné provozní údaje.
• Seznam.cz, a.s. (e-mail přes SMTP) pro systémové e-maily, ověření účtu, pozvánky, oznámení a vyřízení žádostí.
• Sentry pro sledování chyb a stability aplikace.
• Crisp pro chat podpory, když ho uživatel otevře.
• Plausible Analytics pro měření návštěvnosti webu bez cookies.
• Cohere pro řazení výsledků při porovnání textu ŠVP s RVP. Do služby se posílají úseky textu nahraného dokumentu školy (včetně jmen, pokud jsou v textu) a veřejné znění RVP. Údaje z účtů uživatelů se neposílají. Místo zpracování neurčujeme.
• PECKA z.ú., IČO 19806850 (myúčto, ucto.pecka.ai) pro vystavení a odeslání faktur a evidenci plateb. Dostává fakturační údaje školy (název, IČO, DIČ, adresu), fakturační e-mail a adresy, na které fakturu posíláme.
• apitalks pro dohledání typu školy podle IČO v rejstříku škol.

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro daný účel:

• Nahrané dokumenty, výsledky analýz a exporty po dobu licence. Po konci licence uchováme dokumenty a účet školy 3 roky. Potom je smažeme, pokud právní předpis nevyžaduje jejich uložení. O dřívější smazání můžete požádat kdykoli. Kopie v provozních zálohách se smažou v běžném cyklu záloh.
• Rozhovory Kultury školy: celý přepis smažeme 90 dní po uzavření sběru (když sběr nikdo neuzavře, 90 dní po jeho posledním dni). Zůstanou odeslané body, rozpory a rozhodnutí o nich, body profilu školy a jméno, e-mail a stav účasti zaměstnance, a to do smazání organizace školy. Do těch 90 dní je u všech odeslaných bodů uložená i citace z odpovědi, koordinace ji ale vidí jen tam, kde ji zaměstnanec povolil. Při smazání přepisů se citace u bodů bez povolení vymaže, u povolených zůstane. Přepis může zůstat v zálohách databáze do jejich běžné obměny. Zálohy slouží jen k obnově služby.
• Účet a organizaci smažeme do 30 dnů po dokumentech, dříve na požádání.
• Licence a objednávky jako podklady k účetním dokladům. Účetní doklady držíme 10 let kvůli účetním a daňovým předpisům.
• Záznamy o přihlášení (e-mail, IP adresa, prohlížeč) mažeme po 90 dnech, u smazaného uživatele hned.
• Přihlášky na webinář (jméno, e-mail, škola) mažeme 12 měsíců po termínu webináře.
• Deník školy: při smazání účtu z něj odstraníme identifikátory uživatelů a samotné záznamy smažeme po dalších 12 měsících.
• Cache, ostatní provozní logy a diagnostické záznamy po dobu nutnou pro dokončení zpracování, zabezpečení a řešení chyb, zpravidla v řádu dnů až měsíců podle typu záznamu.

Svoje práva můžete uplatnit na [email protected]. Pokud se žádost týká údajů obsažených v dokumentech školy, můžeme vás odkázat také na příslušnou školu jako správce těchto údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR.
• Právo na opravu nepřesných údajů dle čl. 16 GDPR.
• Právo na výmaz za podmínek čl. 17 GDPR.
• Zaměstnanec může svůj rozhovor v Kultuře školy kdykoli smazat sám v části Moje data, i po odeslání. Po uzavření sběru se rozhovor už nedá upravovat; smazat ho jde dál, dokud se přepis sám nesmaže, přes účet i přes osobní odkaz z pozvánky. Odkaz, který koordinace zrušila nebo který vypršel, smazání neumožní; o smazání pak požádejte na [email protected]. Škola rozhovor zaměstnance smazat neumí. Smazání odstraní přepis a body; body, na kterých stojí potvrzený bod profilu školy, zůstanou jako prázdný řádek bez textu, citace a vazby na zaměstnance. Text profilu, který napsala koordinace, zůstane. U jména zůstane ve sběru stav „Rozhovor smazán“ (před odesláním) nebo „Odesláno“ (po odeslání). Z přehledu sběru koordinace nepozná, kdo odeslaný rozhovor smazal; z počtů v souhrnu může poznat, že někdo rozhovor smazal.
• Právo na omezení zpracování dle čl. 18 GDPR.
• Právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR. Koordinátor nebo ředitel školy si může všechny dokumenty a deník školy stáhnout jako balík ZIP v aplikaci (Odnést si vše).
• Právo vznést námitku dle čl. 21 GDPR.
• Právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.
• Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování s právními nebo obdobně významnými účinky. Kurikula takové rozhodování neprovádí; návrhy v aplikaci vždy schvaluje člověk.
• Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

Používáme technicky nezbytné cookies a lokální úložiště pro přihlášení, zabezpečení relace, zapamatování nastavení aplikace a fungování demo průvodce. Bez těchto prvků by aplikace nefungovala správně.

Nepoužíváme marketingové cookies třetích stran. Pokud otevřete chat podpory, může dojít k načtení služby Crisp a zpracování údajů nutných pro zobrazení a vyřízení konverzace.

Podrobnější přehled používaných cookies a úložišť najdete na stránce Cookies.

Přijímáme technická a organizační opatření odpovídající riziku zpracování: šifrovaný přenos dat, řízení přístupů podle rolí, izolaci dat škol podle organizace, auditní záznamy klíčových operací, ověřování e-mailu, omezení přístupů k produkčním datům, zálohování a monitoring bezpečnostních a provozních incidentů.

Podpora Kurikuly nahlíží do dokumentů školy jen po povolení školy, s uvedením důvodu a na omezenou dobu. Každý takový přístup se zapisuje do deníku školy, který vidí škola.

Kultura školy: koordinace a ředitel školy vidí stav účasti, e-mail a čas poslední aktivity pozvaných a odeslané body podle zvolené úrovně citace. Návrh souhrnu tématu vzniká od 2 lidí; rozložení podle role a stupně a citace se ukazují jen u skupin od 3 lidí, souhrn k otázce na vedení vzniká od 3 lidí. Učitel vidí jen svůj rozhovor a potvrzené body profilu školy. Celý přepis čte koordinace nebo ředitel jen s povolením zaměstnance, nikdy jeho odpověď na otázku, co by vedení mělo slyšet; společný zápis komise nečte nikdo kromě jejího vedoucího. Každé čtení přepisu se zapíše do auditního záznamu provozovatele (kdo, kdy, kolik odpovědí, bez textu). Zaměstnanec v aplikaci neuvidí, kdy jeho přepis někdo četl.

O podstatných změnách těchto zásad vás budeme informovat e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Aktuální verze je vždy dostupná na adrese kurikula.ai/privacy.